Bạn đang lên kế hoạch khởi nghiệp nhưng bối rối trước các thủ tục pháp lý? Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định sự khởi đầu suôn sẻ của công ty bạn.
Một bộ hồ sơ thiếu sót hoặc sai quy định có thể khiến bạn mất thời gian, chi phí và lỡ mất cơ hội kinh doanh. Bài viết này của eLaw sẽ cung cấp một checklist đầy đủ và hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ cần thiết theo luật định 2025, giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp là gì? Tại sao cần chuẩn bị kỹ?
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp là tập hợp các văn bản, giấy tờ pháp lý mà cá nhân hoặc tổ chức phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN).
Đây là căn cứ pháp lý đầu tiên xác lập sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp và là điều kiện bắt buộc trước khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.
Tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ chính xác
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hồ sơ sai sót sẽ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài quá trình đăng ký.
- Đảm bảo tính pháp lý và minh bạch: Giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu.
- Là nền tảng cho hoạt động sau thành lập: Cần thiết để mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, phát hành hóa đơn, v.v.
Checklist Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp 2025
Tùy theo loại hình doanh nghiệp bạn lựa chọn, bộ hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định. Dưới đây là danh sách chi tiết cho từng loại hình phổ biến.
Đối với Doanh nghiệp Tư nhân (DNTN)
Đây là loại hình đơn giản nhất, do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân (Theo mẫu Phụ lục I-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân là chủ doanh nghiệp (CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).
Đối với Công ty Hợp danh
- Giấy đề nghị đăng ký công ty hợp danh (Phụ lục I-4).
- Dự thảo Điều lệ công ty (Phải có chữ ký của tất cả thành viên hợp danh).
- Danh sách thành viên hợp danh (Phụ lục I-7). (Nếu có thành viên góp vốn thì không cần liệt kê trong danh sách này, nhưng thông tin phải có trong Điều lệ).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của tất cả các thành viên hợp danh (nếu là cá nhân) hoặc Giấy CN ĐKDN (nếu là tổ chức).
Lưu ý từ eLaw: Công ty hợp danh phải có ít nhất 02 thành viên hợp danh (chịu trách nhiệm vô hạn).
Đối với Công ty TNHH (1 thành viên & 2 thành viên trở lên)
Đây là loại hình phổ biến nhất, được nhiều nhà khởi nghiệp lựa chọn vì chế độ trách nhiệm hữu hạn.
Công ty TNHH 1 thành viên:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-2).
- Dự thảo Điều lệ công ty (Chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật phải ký).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu:
- Nếu chủ sở hữu là cá nhân: CCCD/Hộ chiếu.
- Nếu chủ sở hữu là tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc tài liệu tương đương), văn bản cử Người đại diện theo ủy quyền và bản sao CCCD/Hộ chiếu của người được cử đó.
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-3).
- Dự thảo Điều lệ công ty (Phải có chữ ký của tất cả thành viên góp vốn là cá nhân và người đại diện của tổ chức).
- Danh sách thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên (Phụ lục I-6).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của:
- Tất cả các thành viên góp vốn là cá nhân.
- Tất cả người đại diện theo pháp luật.
- Tài liệu pháp lý của thành viên là tổ chức (tương tự như TNHH 1TV).
Đối với Công ty Cổ phần (CTCP)
Thường phù hợp với các mô hình kinh doanh cần kêu gọi vốn đầu tư rộng rãi.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-4).
- Dự thảo Điều lệ công ty (Phải có chữ ký của các cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện của tổ chức).
- Danh sách cổ đông sáng lập (Phụ lục I-8). (Lưu ý: CTCP phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập).
- (Nếu có) Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (Phụ lục I-9).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của:
- Tất cả các cổ đông sáng lập là cá nhân.
- Người đại diện theo pháp luật.
- Tài liệu pháp lý của cổ đông sáng lập là tổ chức.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài, trong đa số trường hợp, họ phải có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) trước khi nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp (ERC).
Hướng Dẫn Soạn Thảo Các Giấy Tờ Quan Trọng
Chuẩn bị đủ giấy tờ là một chuyện, điền thông tin chính xác lại là chuyện khác. Dưới đây, ELaw sẽ “giải mã” các thông tin quan trọng nhất cần có trong hồ sơ của bạn.
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Đây là văn bản “mặt tiền” của bộ hồ sơ, nơi bạn khai báo các thông tin cốt lõi.
Tên doanh nghiệp: Phải bao gồm [Loại hình] + [Tên riêng: Cần đặt tên bằng tiếng Việt, có thể có thêm tên tiếng Anh và tên viết tắt. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Bạn nên tra cứu trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dichvuthongtin.dkkd.gov.vn) trước khi quyết định tên.
Địa chỉ trụ sở chính: Phải ghi đầy đủ và chính xác: số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Lưu ý quan trọng: Không được đăng ký trụ sở tại nhà chung cư (trừ phần thương mại tầng trệt), nhà tập thể hoặc địa chỉ không xác định được.
Ngành nghề kinh doanh: Phải kê khai theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (mã ngành cấp 4). Bạn có thể tra cứu mã ngành trên website của Tổng cục Thống kê. Đặc biệt chú ý các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần có giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề trước khi đăng ký.
Vốn điều lệ: Là tổng giá trị tài sản mà các thành viên/cổ đông cam kết góp và ghi vào Điều lệ công ty. Theo quy định, vốn điều lệ phải được góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vốn điều lệ cũng ảnh hưởng đến mức thuế môn bài hàng năm mà doanh nghiệp phải nộp.
Hãy đăng ký mức vốn phù hợp với khả năng tài chính. Vốn điều lệ là căn cứ để tính lệ phí môn bài hàng năm:
- Vốn từ 10 tỷ trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm.
- Vốn trên 10 tỷ: 3.000.000 VNĐ/năm.
Dự thảo Điều lệ công ty
Điều lệ là văn bản quy định về tổ chức và hoạt động của công ty. Nội dung cốt lõi cần có:
- Thông tin chung về công ty (tên, địa chỉ, ngành nghề)
- Vốn điều lệ và cơ cấu vốn góp
- Quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông
- Cơ cấu tổ chức quản lý (Hội đồng thành viên, Giám đốc, Hội đồng quản trị…)
- Người đại diện theo pháp luật
- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận
- Trình tự giải quyết tranh chấp nội bộ
Lưu ý về chữ ký: Điều lệ phải có đủ chữ ký của tất cả các thành viên/cổ đông sáng lập. Thiếu chữ ký là một trong những lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
Danh sách thành viên / Cổ đông sáng lập
- Yêu cầu: Thông tin cá nhân (Họ tên, ngày sinh, số CCCD, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú) phải khớp TUYỆT ĐỐI với bản sao giấy tờ pháp lý (CCCD/Hộ chiếu) mà bạn nộp kèm.
- Lỗi sai thường gặp: Sai một con số trên CCCD, sai địa chỉ thường trú, hoặc kê khai thiếu tỷ lệ sở hữu vốn và giá trị vốn góp.
- ELaw khuyên: Hãy kiểm tra chéo 3 lần giữa bản khai, bản sao CCCD và bản gốc. Đây là lỗi cơ học nhưng chiếm tới 40% lý do hồ sơ bị trả về.
Nơi Nộp Và Quy Trình Xử Lý Hồ Sơ Thành Lập Công Ty
Sau khi đã có một bộ hồ sơ “sạch” và đầy đủ, bạn sẽ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo loại hình doanh nghiệp như đã hướng dẫn ở phần trên. Kiểm tra kỹ tính chính xác của từng thông tin, đảm bảo các giấy tờ còn hiệu lực và có đủ chữ ký cần thiết.
Bước 2: Nộp hồ sơ (Nơi nộp)
Hiện nay, có 2 phương thức nộp chính:
Cách 1 (Phổ biến nhất & Khuyến khích): Nộp online (Trực tuyến)
- Nơi nộp: Cổng thông tin Quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp (website: dichvuthongtin.dkkd.gov.vn).
- Cách thức: Bạn cần tạo một tài khoản Đăng ký kinh doanh (dùng số CCCD) hoặc sử dụng Chữ ký số công cộng (Token USB). Sau đó, bạn kê khai thông tin trực tuyến và đính kèm (upload) các file scan của hồ sơ.
- ELaw khuyên: Đây là cách eLaw sử dụng cho 100% khách hàng của mình vì tính nhanh chóng, minh bạch, có thể theo dõi tiến độ hồ sơ 24/7 và hạn chế tiếp xúc không cần thiết.
Cách 2 (Ít dùng): Nộp trực tiếp (Bản giấy)
-
- Nơi nộp: Bộ phận “Một cửa” của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Lưu ý: Nhiều tỉnh thành lớn (như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng) hiện đã yêu cầu 100% hồ sơ thành lập mới phải nộp qua mạng.
Bước 3: Thời gian xử lý
Theo luật định, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ của bạn.
Bước 4: Nhận kết quả
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp. (Nếu nộp online, bạn có thể nhận bản điện tử có chữ ký số hoặc đến Sở KH&ĐT nhận bản giấy).
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Bạn sẽ nhận được Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Thông báo này sẽ nêu rất rõ lý do bạn sai ở đâu (ví dụ: tên trùng, địa chỉ sai quy định, thiếu chữ ký…) để bạn điều chỉnh.
Những Lỗi Sai Thường Gặp Khiến Hồ Sơ Bị Trả Lại
Dưới góc nhìn của một đơn vị dịch vụ pháp lý, ELaw đã tổng hợp những lỗi “kinh điển” mà các nhà khởi nghiệp tự làm hồ sơ thường xuyên mắc phải:
- Thông tin không khớp: Sai lầm phổ biến nhất. Địa chỉ trên Giấy đề nghị khác địa chỉ trên Điều lệ; Số CCCD của thành viên trên Danh sách lại khác với bản sao CCCD nộp kèm.
- Đặt tên công ty bị trùng: Dù bạn đã tra cứu, nhưng có thể bị trùng với tên đã được “đặt giữ chỗ” hoặc trùng gây nhầm lẫn (ví dụ: Công ty ABC và Công ty ACB).
- Địa chỉ trụ sở không hợp lệ: Như đã nói, dùng địa chỉ chung cư để ở, hoặc địa chỉ không đủ 4 cấp (thiếu số nhà, thiếu phường/xã).
- Đăng ký ngành nghề “lạ” hoặc sai mã: Ghi ngành nghề tự do (ví dụ: “Tư vấn chiến lược”) mà không áp vào mã ngành cấp 4 nào, hoặc đăng ký ngành có điều kiện (ví dụ: “Dịch vụ bảo vệ”) mà không cam kết đáp ứng điều kiện.
- Thiếu chữ ký: Quên ký ở trang cuối cùng của Điều lệ, hoặc quên ký nháy ở từng trang (tùy yêu cầu của một số Sở).
- Bản sao giấy tờ pháp lý (CCCD/Hộ chiếu): Bị mờ, không rõ số, hết hạn sử dụng, hoặc (nếu nộp bản giấy) bản công chứng đã quá 06 tháng.
Các Việc Cần Làm Ngay Sau Khi Có Hồ Sơ Thành Lập Doanh Nghiệp (Giấy phép ĐKKD)
Khi bạn đã có Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp (thường gọi là Giấy phép kinh doanh). Nhưng hành trình pháp lý chưa kết thúc. ELaw lưu ý bạn 7 việc BẮT BUỘC phải làm ngay sau đó:
- Khắc con dấu pháp nhân (Dấu tròn): Dù luật mới cho phép doanh nghiệp tự quyết, nhưng dấu tròn vẫn là biểu tượng pháp lý quan trọng.
- Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Bạn phải nộp phí và đăng công bố thông tin công ty lên Cổng thông tin Quốc gia trong vòng 30 ngày.
- Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản mang tên công ty và ngay lập tức thông báo số tài khoản này với cơ quan thuế.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Hạn chót là 30/01 của năm sau năm thành lập.
Tin vui: Doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên (từ 01/01 đến 31/12).
- Đăng ký Chữ ký số (Token USB): Bắt buộc phải có để nộp tờ khai thuế, nộp thuế điện tử và các giao dịch với BHXH, Hải quan.
- Phát hành và đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử: Việc cực kỳ quan trọng. Bạn phải làm thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn với cơ quan thuế trước khi có thể xuất hóa đơn đầu tiên cho khách hàng.
- Treo biển hiệu công ty: Bắt buộc phải treo biển tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký (ghi rõ tên công ty, mã số thuế). Cơ quan thuế sẽ kiểm tra đột xuất việc này.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs) Về Hồ Sơ Thành Lập Công Ty
Sau khi đã nắm rõ quy trình và checklist hồ sơ thành lập doanh nghiệp, có thể bạn vẫn còn một số thắc mắc thực tế trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất giúp bạn hiểu rõ và tránh sai sót ngay từ bước đầu.
Chi phí thành lập doanh nghiệp trọn gói hết bao nhiêu?
Chi phí bao gồm:
- Lệ phí nhà nước: 100.000 VNĐ (lệ phí đăng ký) + 100.000 VNĐ (phí công bố nội dung).
- Chi phí khắc dấu: Tùy loại dấu, khoảng 250.000 – 450.000 VNĐ.
- Chi phí Chữ ký số (Token): Tùy nhà mạng và gói (1 năm, 2 năm…), khoảng 1.300.000 – 1.800.000 VNĐ.
- Phí dịch vụ (nếu thuê): Nếu bạn sử dụng dịch vụ trọn gói của eLaw, chúng tôi sẽ báo giá minh bạch, bao gồm tất cả các khoản trên và phí tư vấn, soạn thảo, đi nộp hồ sơ, giúp bạn tiết kiệm thời gian tối đa.
Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp online hay trực tiếp tốt hơn?
Nộp online tốt hơn 100%. Nhanh hơn, tiện lợi, minh bạch, giảm thiểu giấy tờ và là xu thế bắt buộc tại các thành phố lớn.
Cần bao nhiêu vốn điều lệ để thành lập công ty?
Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu (trừ một số ngành đặc thù yêu cầu Vốn pháp định như kinh doanh BĐS, ngân hàng…). Bạn chỉ cần đăng ký mức vốn mà bạn thực sự có khả năng góp trong 90 ngày.
Mất bao lâu để hoàn tất hồ sơ và có giấy phép kinh doanh?
Nếu bạn tự chuẩn bị hồ sơ (mất 1-2 ngày) và hồ sơ hợp lệ, thì tổng thời gian là khoảng 3-5 ngày làm việc (đã bao gồm 3 ngày xử lý của Sở KH&ĐT). Nếu sử dụng dịch vụ của eLaw, chúng tôi có thể tối ưu quy trình này nhanh hơn.
Cần công chứng các giấy tờ gì trong hồ sơ?
- Nếu nộp online (dùng tài khoản ĐKKD): Bạn chỉ cần scan bản gốc CCCD/Hộ chiếu, không cần công chứng.
- Nếu nộp trực tiếp (bản giấy) HOẶC nộp online (dùng Chữ ký số công cộng): Bạn bắt buộc phải nộp bản sao y công chứng (còn hiệu lực trong 6 tháng) của CCCD/Hộ chiếu.
Kết Luận
Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp là viên gạch pháp lý đầu tiên, đặt nền móng cho sự phát triển của công ty. Quá trình này không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ checklist, các quy định về EAV (Thực thể – Thuộc tính – Giá trị) và thực hiện chính xác theo hướng dẫn.
Tuy nhiên, với tư cách là một chủ doanh nghiệp, thời gian của bạn là vàng bạc. Thay vì tự mình loay hoay với các biểu mẫu, thủ tục hành chính và đối mặt với rủi ro bị trả hồ sơ, bạn hoàn toàn có thể tập trung vào việc quan trọng hơn: xây dựng chiến lược kinh doanh và tìm kiếm khách hàng.
Nếu bạn muốn một sự khởi đầu nhanh chóng, chuyên nghiệp và tuyệt đối chính xác, dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói A-Z của eLaw chính là giải pháp dành cho bạn. Chúng tôi cam kết:
- Tư vấn miễn phí loại hình, tên công ty, vốn điều lệ, ngành nghề.
- Soạn thảo và hoàn thiện 100% hồ sơ pháp lý.
- Thay mặt bạn nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở KH&ĐT.
- Bàn giao Giấy phép, Con dấu và hỗ trợ đầy đủ các thủ tục sau thành lập.
Đừng để thủ tục pháp lý làm chậm bước tiến của bạn. Hãy liên hệ với ELaw ngay hôm nay để nhận tư vấn và bắt đầu hành trình khởi nghiệp một cách suôn sẻ nhất!
