1. Hồ sơ cần chuẩn bị để kê khai thuế ban đầu:
Sau khi thành lập doanh nghiệp: Quý Doanh Nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế Quản lý trong vòng 30 ngày tính từ ngày Doanh Nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp.
Hồ sơ:
- Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn
- Quyết định bổ nhiệm kế toán
- Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc
- Thông báo giám đốc
- Phiếu đăng ký thông tin doanh nghiệp (tùy thuộc vào từng quận có yêu cầu không)
- Tờ khai lệ phí môn bài (tùy từng quận)
- Chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Giấy ủy quyền (dùng trong trường hợp cá nhân đại diện đi nộp hồ sơ)
Nội dung:
- Loại hóa đơn sử dụng, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, hình thức ghi sổ kế toán, hình thức nhập xuất hàng hóa, hình thức kế toán.
- Chế độ kế toán mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ áp dụng được quy định tại thông tư 133/2016/TT-BTC. Tuy nhiên một số kế toán khi học trên lý thuyết, hệ thống tài khoản lại không theo thông tư 133/2016/TT-BTC. Vì vậy, doanh nghiệp có thể làm công văn đăng ký chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC để thuận lợi hơn cho công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp phải cam kết về việc trong vòng 2 năm sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Doanh nghiệp sẽ dựa vào thông tư 45/2013/TT-BTC để đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế. Hiện nay, các phương pháp trích khấu hao tài sản cố định phổ biến: Khấu theo theo số dư giảm dần có điều chỉnh, khấu hao theo đường thẳng, khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm…
- Hãy chuẩn bị một tờ giấy ủy quyền trước khi đến nộp hồ sơ đăng ký thuế ban đầu nếu bạn không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty: Một số nội dung cần thể hiện đầy đủ trên bản hiệu là địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế công ty, tên công ty… Người quản lý thuế sẽ tới tận công ty để kiểm tra xem doanh nghiệp có tình trạng hoạt động như thế nào, bảng hiệu đã được chuẩn bị, treo đầy đủ chưa.
- Mua chữ ký số (chứng thư số/token): Đây là điều bắt buộc, nó dùng để nộp tờ khai lệ phí môn bài lên Tổng cục thuế.
- Mở tài khoản ngân hàng cho công ty và nộp tiền vào tài khoản. Sau khi hoàn thành các bước này, dùng chữ ký số trình tiền trong tài khoản để nộp tiền vào Kho bạc nhà nước khoản tiền lệ phí môn bài.
Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
- Sau khi thành lập doanh nghiệp: Quý Doanh Nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế Quản lý trong vòng 30 ngày tính từ ngày Doanh Nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp. hoặc trước kỳ kê khai thuế đầu tiên.
Nơi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
- Cục thuế quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở chính là cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Trên phiếu Thông Báo Về Cơ Quan Thuế Quản Lý gửi về doanh nghiệp sẽ ghi rõ vấn đề này. Sau khi hoàn thành bước thành lập công ty, Sở kế hoạch đầu tư sẽ trả kèm thông báo về cơ quan thuế và giấy phép kinh doanh.
2. Các bước làm thủ tục kê khai thuế ban đầu
Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
- Sau khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh, kèm thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, các anh chị kế toán cần đăng ký một tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số để tiện cho công việc tiếp theo. Bởi, doanh nghiệp muốn nộp được tiền thuế điện tử và hồ sơ khai thuế điện tử cho Chi cục thuế cần phải có chữ ký số để kê khai qua mạng và nộp tiền thuế điện tử qua tài khoản ngân hàng.
- Các anh chị kế toán cần liên hệ với ngân hàng mà doanh nghiệp muốn làm việc để hiểu về thủ tục mở tài khoản. Hiện tại, trên thị trường có rất nhiều chữ ký số uy tín, các công ty nên chọn những hãng lớn, mặc dù chi phí có hơi đắt hơn với thị trường nhưng sẽ hỗ trợ, đảm bảo hơn về mặt kỹ thuật.
Kê khai và nộp tiền thuế môn bài
- Bước tiếp theo sau mua chữ ký số và lập tài khoản ngân hàng là kê khai thuế môn bài và nộp tiền thuế môn bài. Cần lưu ý thời gian nộp bởi lẽ chậm sẽ bị phạt. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng mà doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh.
Ví dụ: Doanh nghiệp X thành lập ngày 1/8/2021 thì thời hạn nộp tiền thuế môn bài và tờ khai là 31/8/2021. - Các anh chị kế toán có thể dùng phần mềm HTKK để kê khai sau đó kết xuất XML nộp qua mạng. Hoặc anh chị kê khai trực tiếp trên nhận tờ khai, thuế điện tử. Tờ khai thuế môn bài đã nộp thành công, các anh chị kế toán cần tiến hành nộp tiền thuế môn bài luôn để tránh chậm trễ bị phạt.
Lưu ý: Trường hợp, doanh nghiệp muốn nộp tiền thuế môn bài qua địa điểm giao dịch ngân hàng nhà nước, qua kho bạc… thì có thể liên hệ trước với Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để tìm hiểu rõ về hình thức.
Lựa chọn phương pháp kê khai thuế GTGT, TNCN và hóa đơn
- Hiện tại, có 2 phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng là trực tiếp trên doanh thu và và khấu trừ VAT. Doanh nghiệp có thể chọn kê khai theo tháng hoặc Qúy. Những doanh nghiệp mới thành lập thường kê khai theo quý. Từ ngày 1 đến ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau, doanh nghiệp sẽ đến hạn nộp từ khai thuế giá trị gia tăng.
Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập ngày 20/6/2021, thuộc quý 2 năm 2021 thì thời hạn mà doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng là 30/7/2021.
- Về hóa đơn điện tử, các anh chị kế toán có thể liên hệ các bên có uy tín lớn để lựa chọn phù hợp, tiện cho công việc sau này. Hiện tại áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo thông tư 78
- Doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp doanh thu hoặc hoá đơn VAT theo phương pháp khấu trừ.
Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định
Chế độ kế toán sẽ dựa vào quy mô doanh nghiệp để xác định phù hợp. Chẳng hạn, doanh nghiệp lớn sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 200 tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ lại sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 133. Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: “Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao TSCĐ theo quy định tại Thông tư này và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.” Nghĩa là, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu thực hiện trích khấu hao tài sản cố định.
