Hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh – Hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào từ 1/1/2026?

I- Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai

1- Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp

Áp dụng phương pháp kê khai giúp hộ kinh doanh ghi nhận doanh thu, chi phí dựa trên sổ sách kế toán, hóa đơn và chứng từ đầy đủ, đúng thực tế phát sinh.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ nâng cao uy tín với khách hàng mà còn giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

2- Hạn chế rủi ro bị ấn định thuế

Thay vì phụ thuộc vào mức khoán do cơ quan thuế xác định, hộ kinh doanh được chủ động kê khai doanh thu, tự tính số thuế phải nộp theo thực tế phát sinh. Khi gặp khó khăn, doanh thu giảm, số thuế cũng được xác định sát với tình hình kinh doanh, tránh tình trạng bị ấn định như trước đây.

3- Dễ dàng tiếp cận vốn và mở rộng hợp tác

Kê khai sổ sách rõ ràng giúp hộ kinh doanh chứng minh được doanh thu, chi phí và lợi nhuận một cách minh bạch. Đây là cơ sở quan trọng khi làm việc với ngân hàng hoặc đối tác, tạo thuận lợi trong việc vay vốn, huy động đầu tư và mở rộng quy mô hoạt động.

4- Thúc đẩy quá trình chuyển đổi mô hình

Khi chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh buộc phải quản lý dòng tiền bài bản, sử dụng hóa đơn và nâng cao năng lực quản trị. Đây cũng là bước đệm quan trọng để tiến tới chuyển đổi thành doanh nghiệp chính quy, tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng lớn và phát triển dài hạn.

5- Góp phần xây dựng chính sách kinh tế thực chất

Khi doanh thu và hoạt động kinh doanh được phản ánh trung thực qua kê khai và hóa đơn điện tử, Nhà nước có dữ liệu thực tế để hoạch định chính sách hỗ trợ khu vực kinh tế tư nhân một cách hiệu quả, thay vì chỉ dựa vào ước tính hay mô hình hóa thiếu căn cứ.

II – Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng bắt buộc khấu trừ thuế GTGT từ năm 2026

Chỉ còn chưa đầy 3 tháng nữa, hơn 5 triệu hộ kinh doanh trên cả nước sẽ không còn nộp thuế theo phương pháp khoán mà chuyển sang hình thức tự kê khai, tự tính và tự nộp thuế theo doanh thu thực tế (Nghị quyết 198/2025/QH15 ngày 17/5/2025). Đây là một trong những thay đổi lớn nhất của chính sách pháp luật về thuế trong nhiều năm qua.

Ngày 06/10/2025, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025 phê duyệt Đề án “Chuyển đổi mô hình và phương pháp quản lý thuế đối với hộ kinh doanh khi xóa bỏ thuế khoán” (sau đây gọi tắt là Đề án).

Theo nội dung Đề án, việc quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh theo doanh thu khi bỏ thuế khoán từ năm 2026 sẽ được phân chia theo 3 mô hình:

– Nhóm 3: Doanh thu > 3 tỷ

Trong đó HKD nhóm 3, có doanh thu mỗi năm từ hơn 3 tỷ trở lên sẽ phải bắt buộc áp dụng khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN), hộ kinh doanh nhóm 3 sẽ tính trên thu nhập tính thuế x 17% (Thu nhập tính thuế = Doanh thu – chi phí hợp lý). Trong khi đó, hộ kinh doanh nhóm 2 sẽ được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu theo từng ngành nghề (quy định tại Phụ lục I Thông tư 40/2021/TT-BTC).

Riêng đối với hộ kinh doanh nhóm 1 (doanh thu ≤ 200 triệu/năm) sẽ không phải đóng thuế GTGT và thuế TNCN.

III – So sánh 3 nhóm hộ kinh doanh

IV- Chế độ kế toán cho HKD từ 200 triệu đồng trở xuống

Theo dự thảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S1a-HKD) sau đây để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, cụ thể:

Phương pháp ghi sổ được hướng dẫn như sau:

– Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ;

– Cột B: Ghi giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ;

– Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

V- Chế độ kế toán cho HKD có doanh thu hằng năm trên 200 triệu đồng đến 3 tỷ đồng

Theo dự thảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh căn cứ vào phương pháp nộp thuế GTGT, thuế TNCN để thực hiện kế toán theo một trong hai trường hợp quy định sau:

Trường hợp 1: Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Chứng từ kế toán sử dụng là Hóa đơn bán hàng.

Về sổ kế toán, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S2a-HKD) sau đây để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ:

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng mức thuế suất thuế GTGT, thuế TNCN.

Phương pháp ghi sổ:

– Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của hóa đơn bán hàng;

– Cột C: Ghi giao dịch doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng mức thuế suất;

– Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành, nghề có cùng mức thuế suất;

– Cột 2, 4: Ghi mức thuế suất GTGT và thuế TNCN đối với từng ngành nghề kinh doanh;

– Cột 3, 5: Ghi số thuế GTGT, TNCN phải nộp.

Trường hợp 2: Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Chứng từ kế toán là hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ kế toán theo danh mục sau đây:

Biểu mẫu Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT với NSNN:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT với NSNN sau đây để làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế GTGT:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mở sổ này để theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT với NSNN.

Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

– Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của hóa đơn GTGT;

– Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong đó: Số dư đầu kỳ được căn cứ vào số dư cuối kỳ trước chuyển sang;

– Cột 1: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào;

– Cột 2: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra của hàng hóa, dịch vụ bán ra;

– Cột 3: Phản ánh số thuế GTGT được hoàn;

– Cột 4: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ;

– Cột 5: Phản ánh số thuế GTGT phải nộp;

– Cột 6: Phản ánh số thuế GTGT đã nộp trong kỳ.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số S2a-HKD nêu trên (trừ cột 4,5- Thuế GTGT) để làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế TNCN với NSNN.

Kế toán tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động cho thuê tài sản, hoạt động thương mại điện tử

Dự thảo nêu rõ, trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động cho thuê tài sản, hoạt động thương mại điện tử nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và số thuế TNCN phải nộp được xác định bằng thuế suất nhân doanh thu, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ kế toán (mẫu số S2a-HKD) theo hướng dẫn nêu trên để làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế GTGT, TNCN với NSNN.