Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Nhưng nhiều Doanh nghiệp vẫn đang nhầm lẫn loại hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?
Định nghĩa
Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:
Tại Điều 59 quy định hiệu lực thi hành:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.
3. Bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020…”
Tại Điều 60 quy định xử lý chuyển tiếp:
“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ…”.
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
Tại Điều 11 quy định về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử:
“1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: Bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?
Nếu kế toán muốn chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì không có giá trị pháp lý, mà chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ.
Cụ thể, theo khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?
Chính vì HĐĐT chuyển đổi không có giá trị về mặt pháp lý, nên các hóa đơn chuyển đổi không cần phải đóng dấu.
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hợp lệ
Hóa đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy sau khi đã ký điện tử bằng chữ ký số. Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo nội dung trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.
Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
- Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
- Thời gian thực hiện chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử…”.
Tại Điều 12 quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy:
“Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
Nguyên tắc chuyển đổi
- Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
- Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
Điều kiện chuyển đổi
- Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
- Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi”.
- Căn cứ các quy định và hướng dẫn trên, trong thời gian từ ngày Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 được ban hành đến ngày 30/6/2022, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.
- Trong thời gian nêu trên, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo đơn vị chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Theo đó:
- Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.
- Về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, đơn vị thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.
- Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc, đề nghị bà Hoa liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được giải đáp cụ thể.
