Đăng ký thành lập doanh nghiệp online đang trở thành lựa chọn hàng đầu của các nhà đầu tư thông minh. Hình thức này giúp bạn hoàn tất toàn bộ thủ tục qua Cổng thông tin Quốc gia. Không cần đến Sở KH&ĐT. Không phải xếp hàng. Chỉ cần ngồi tại nhà với kết nối internet.
Quy trình gồm 5 bước đơn giản. Thời gian xử lý chỉ 1-3 ngày làm việc. Được miễn lệ phí đăng ký. Tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước. Từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nhận Giấy chứng nhận ĐKDN. Kèm theo các lưu ý quan trọng để tránh sai sót. Giúp bạn tự tin hoàn thành thủ tục thành lập công ty một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Đăng ký thành lập doanh nghiệp online là gì?
Đây là việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin Quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp. Bạn không cần đến Sở KH&ĐT nộp bản cứng. Chỉ cần ngồi ở nhà, có kết nối internet là xong.
Hệ thống chấp nhận hai phương thức xác thực. Thứ nhất là Chữ ký số công cộng. Thứ hai là Tài khoản Đăng ký kinh doanh.
Tại sao nên chọn hình thức này?
- Tiết kiệm chi phí: Bạn được miễn lệ phí đăng ký khi nộp online. Nộp trực tiếp thì phải đóng đủ.
- Tiết kiệm thời gian đáng kể: Không cần đi lại. Không phải xếp hàng. Thời gian xử lý hồ sơ online thường nhanh hơn hình thức truyền thống.
- Chủ động 24/7: Bạn nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi. Kể cả ngoài giờ hành chính. Kể cả cuối tuần.
- Minh bạch tuyệt đối: Bạn dễ dàng theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trực tuyến. Mọi thông tin cập nhật liên tục.
Nhược điểm cần lưu ý
Một số lưu ý giúp hỗ quá trình làm hồ sơ của bạn trọn vẹn và được duyệt nhanh hơn:
- Bạn bắt buộc phải có Chữ ký số (cho tổ chức) hoặc Tài khoản ĐKKD (cho cá nhân): Không có công cụ này thì không thể nộp.
- Hệ thống đôi khi quá tải: File scan bị lỗi. Máy chủ không phản hồi. Bạn cần kiên nhẫn.
- Người làm thủ tục cần có kỹ năng máy tính cơ bản: Biết scan file. Biết upload tài liệu. Biết điền form trực tuyến.
Chuẩn bị trước khi đăng ký
Để quá trình đăng ký thuận lợi, bạn nên chuẩn bị sẵn các thông tin như tên doanh nghiệp, loại hình, vốn điều lệ, địa chỉ… xem chi tiết ngay sau đây:
Thông tin cần có sẵn
- Về doanh nghiệp: Tên công ty (kiểm tra trùng lặp trước). Địa chỉ trụ sở chính xác. Loại hình (TNHH, Cổ phần…). Vốn điều lệ. Ngành nghề kinh doanh (chuẩn hóa mã ngành cấp 4).
- Về người đại diện: Thông tin CCCD hoặc Hộ chiếu. Địa chỉ thường trú. Tỷ lệ góp vốn (nếu có). Số điện thoại liên lạc. Email cá nhân.
Mẹo hay: Liệt kê tất cả thông tin này ra file Word trước. Copy-paste khi cần. Nhanh hơn. Tránh sai sót khi nhập liệu.
Hồ sơ cần scan sẵn
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Theo mẫu quy định và được tải trên Cổng thông tin.
- Điều lệ công ty. Soạn theo mẫu chuẩn hoặc tự soạn. Phải có chữ ký của tất cả thành viên sáng lập.
- Danh sách thành viên (cho TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (cho Công ty Cổ phần).
- Bản scan công chứng CCCD/Hộ chiếu của tất cả thành viên, cổ đông, người đại diện pháp luật.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
Lưu ý quan trọng: File scan phải rõ nét. Định dạng .pdf hoặc .doc/.docx. Dung lượng không quá lớn (thường dưới 5MB mỗi file).
Công cụ bắt buộc phải có
- Phương án 1: Chữ ký số công cộng (USB Token). Đây là phương án phổ biến nhất. Mua từ các nhà cung cấp được cấp phép. Giá khoảng 600.000 – 1.200.000 VNĐ/năm.
- Phương án 2: Tài khoản Đăng ký kinh doanh. Dành cho cá nhân. Đăng ký miễn phí trên Cổng thông tin. Tuy nhiên, sau khi thành lập doanh nghiệp, bạn vẫn phải mua chữ ký số để nộp thuế.
Khuyến nghị từ ELaw: Nên đầu tư mua chữ ký số ngay từ đầu. Tiết kiệm thời gian sau này.
5 bước đăng ký thành lập doanh nghiệp online
Dưới đây là các bước đăng ký thành lập doanh nghiệp online dễ hiểu, ai cũng có thể theo dõi và làm theo một cách dễ dàng:
Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin
- Truy cập địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn
- Tìm mục “Dịch vụ công”. Chọn “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng”.
- Đăng nhập bằng Chữ ký số hoặc Tài khoản ĐKKD. Nếu dùng chữ ký số, cắm USB Token vào máy. Cài đặt driver nếu lần đầu sử dụng.
Bước 2: Kê khai thông tin
- Chọn loại hình “Đăng ký thành lập mới”.
- Màn hình hiển thị form nhập liệu. Điền tuần tự từng mục.
- Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty bằng tiếng Việt. Tên viết tắt (nếu có). Tên tiếng Anh (nếu có). Địa chỉ trụ sở (số nhà, đường, phường, quận, tỉnh/thành phố). Điện thoại. Email. Website (nếu có).
- Loại hình và vốn: Chọn loại hình doanh nghiệp. Nhập số vốn điều lệ. Ghi rõ đơn vị (VNĐ).
- Ngành nghề kinh doanh: Chọn từ danh mục mã ngành cấp 4. Có thể chọn nhiều ngành. Phân biệt ngành nghề chính và ngành nghề phụ.
- Thông tin người đại diện pháp luật: Họ tên. Ngày sinh. CCCD/Hộ chiếu. Địa chỉ thường trú. Chức vụ. Thời hạn đại diện (hoặc vô thời hạn).
- Thông tin thành viên góp vốn/cổ đông: Họ tên (hoặc tên tổ chức). Địa chỉ. Số vốn góp. Tỷ lệ phần trăm. Hình thức góp vốn (tiền mặt, tài sản, giá trị quyền sử dụng đất…).
- Hệ thống tự động kiểm tra một số trường. Báo lỗi nếu không hợp lệ. Sửa ngay khi phát hiện.
Bước 3: Tải văn bản đính kèm
- Nhấn vào từng mục tài liệu. Chọn “Tải lên” hoặc “Upload”.
- Chọn file đã chuẩn bị ở bước trên. Điều lệ công ty vào đúng mục Điều lệ. Danh sách thành viên vào đúng mục Danh sách. CCCD vào đúng mục Giấy tờ pháp lý.
- Đợi hệ thống xác nhận upload thành công. Kiểm tra lại danh sách file đã tải. Đảm bảo không thiếu tài liệu nào.
Bước 4: Ký và nộp hồ sơ
- Xem lại toàn bộ thông tin đã nhập. Kiểm tra kỹ từng chi tiết. Sai một chữ cái có thể bị trả hồ sơ.
- Nhấn nút “Ký hồ sơ”. Nếu dùng chữ ký số, nhập mã PIN của USB Token. Nếu dùng Tài khoản ĐKKD, xác thực theo hướng dẫn.
- Sau khi ký thành công, nhấn “Nộp hồ sơ”. Hệ thống cấp một Mã hồ sơ duy nhất. Lưu lại mã này để tra cứu.
Bước 5: Thanh toán và theo dõi
- Thanh toán lệ phí công bố: Bắt buộc phải đóng. Hiện là 100.000 VNĐ. Thanh toán qua cổng thanh toán trực tuyến (Thẻ ATM, Visa, MasterCard, hoặc ví điện tử).
- Chờ xử lý hồ sơ: Theo luật, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc. Thực tế nếu hồ sơ chuẩn, có thể chỉ 1-2 ngày.
- Nhận thông báo kết quả: Hệ thống gửi email thông báo. Hoặc bạn tra cứu trên Cổng thông tin bằng Mã hồ sơ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Nhận Giấy chứng nhận ĐKDN bản điện tử. File PDF có chữ ký số của Phòng ĐKKD. Có giá trị pháp lý như bản cứng.
- Nếu hồ sơ bị trả lại: Đọc kỹ thông báo lý do. Sửa lại theo yêu cầu. Nộp lại hồ sơ. Không mất thêm phí.
Việc phải làm ngay sau khi có Giấy phép
Sau khi đăng ký giấy phép kinh doanh và được chấp nhận, bạn phải đăng ký nhận bản cứng, khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng và đóng thuế. Xem chi tiết sau đây:
Nhận bản cứng
Bản điện tử hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn muốn có bản cứng. Đến Sở KH&ĐT nơi đăng ký. Xuất trình giấy tờ. Nhận bản cứng có đóng dấu giáp lai.
Khắc con dấu
- Liên hệ đơn vị khắc dấu uy tín. Mang theo Giấy chứng nhận ĐKDN. Thiết kế mẫu dấu (dấu tròn, đường kính 3,6-4cm). Thời gian khắc thường 1-2 giờ.
- Hiện không cần đăng ký mẫu dấu với công an. Nhưng phải công khai trên Cổng thông tin Quốc gia.
Mở tài khoản ngân hàng
- Bước quan trong là chọn ngân hàng phù hợp. Mang theo Giấy chứng nhận ĐKDN, CCCD người đại diện, con dấu (nếu đã khắc).
- Mở tài khoản thanh toán doanh nghiệp. Nhận số tài khoản. Thông báo số tài khoản với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày.
Thủ tục về thuế
Cực kỳ quan trọng. Bỏ qua bước này sẽ bị phạt nặng.
- Đăng ký nộp thuế điện tử. Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn. Đăng ký tài khoản. Sử dụng chữ ký số để xác thực.
- Nộp Tờ khai lệ phí môn bài. Mẫu 01/LPMB. Nộp trước ngày 30/01 hàng năm. Mức phí tùy theo vốn điều lệ (từ 1.000.000 đến 3.000.000 VNĐ).
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT. Chọn phương pháp khấu trừ (nếu doanh thu trên 1 tỷ/năm) hoặc phương pháp trực tiếp.
- Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử. Bắt buộc từ 1/7/2022. Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hoặc sử dụng hóa đơn của Tổng cục Thuế (miễn phí với doanh nghiệp nhỏ).
Treo biển hiệu
Bắt buộc theo quy định của pháp luật. Treo tại trụ sở đã đăng ký. Ghi rõ tên công ty. Địa chỉ. Số Giấy chứng nhận ĐKDN.
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp, mà khách hàng hay gặp phải trong quá trình làm hồ sơ. Elaw đã tổng hợp và trả lời một cách nhanh gọn dễ hiệu như sau:
Đăng ký thành lập doanh nghiệp online mất bao lâu?
- Thời gian xử lý hồ sơ theo luật là 03 ngày làm việc. Thực tế nếu hồ sơ chuẩn, chỉ 1-2 ngày có kết quả. Nhanh nhất có thể trong ngày nếu nộp sáng sớm.
Chi phí đăng ký là bao nhiêu?
- Miễn lệ phí đăng ký khi nộp online. Chỉ mất phí công bố nội dung ĐKDN: 100.000 VNĐ.
- Chi phí khác: Mua chữ ký số (600.000 – 1.200.000 VNĐ/năm). Khắc con dấu (150.000 – 300.000 VNĐ). Lệ phí môn bài (1.000.000 – 3.000.000 VNĐ/năm).
Không có chữ ký số có đăng ký được không?
- Có. Sử dụng Tài khoản Đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, cách này rườm rà hơn. Và sau này bạn vẫn phải mua chữ ký số để nộp thuế. Nên đầu tư từ đầu cho tiện.
Hồ sơ bị trả lại thì làm gì?
- Đăng nhập lại hệ thống. Mở hồ sơ đã nộp. Đọc kỹ lý do từ chối. Sửa lại thông tin hoặc tải lại file đính kèm theo yêu cầu. Nộp lại. Không mất thêm phí.
Kết luận
Đăng ký thành lập doanh nghiệp online là xu thế tất yếu. Mang lại nhiều lợi ích về thời gian và chi phí. Giúp minh bạch hóa thủ tục hành chính. Quy trình đã được đơn giản hóa rất nhiều.
Tuy nhiên, vẫn tiềm ẩn sai sót về mặt pháp lý. Điều lệ có thể không phù hợp. Ngành nghề kinh doanh có thể chọn sai. Một lỗi nhỏ dẫn đến hậu quả lớn sau này.
Nếu bạn muốn đảm bảo mọi thứ chính xác 100%, hãy liên hệ với eLaw. Chúng tôi cung cấp Dịch vụ Thành lập doanh nghiệp trọn gói. Tư vấn miễn phí. Đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn pháp lý. Tiết kiệm thời gian nghiên cứu của bạn.
ELaw Đồng hành cùng doanh nghiệp từ những bước đi đầu tiên.
Thông tin liên hệ:
- Điện thoại : 08.19.19.1816
- Web: elaw.com.vn
- Trụ sở : 17 Hồ Bá Kiện, P.Hoà Hưng, HCM
