Các Giấy Tờ Cần Thiết Khi Mở Công Ty
Các điều kiện cần thiết để thành lập công ty tại Việt Nam
Khi bắt đầu khởi nghiệp và muốn thành lập doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị và đáp ứng các nhóm điều kiện cốt lõi sau đây theo quy định của Luật Doanh nghiệp:
1. Điều kiện về chủ thể thành lập (Người đại diện và thành viên/cổ đông)
- Năng lực hành vi dân sự: Người thành lập doanh nghiệp phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc diện bị cấm thành lập doanh nghiệp (ví dụ: cán bộ, công chức, viên chức, người đang chấp hành hình phạt tù, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, v.v.).
- Độ tuổi: Phải từ đủ 18 tuổi trở lên.
- Quyền góp vốn/thành lập: Cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc nước ngoài có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định pháp luật.
2. Điều kiện về Tên công ty
- Không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn: Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên toàn quốc.
- Cấu trúc tên: Tên tiếng Việt bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, v.v.) + Tên riêng.
- Điều kiện cấm: Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
3. Điều kiện về Địa chỉ trụ sở chính
- Địa chỉ hợp pháp: Trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng (số nhà, ngõ, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
- Quyền sử dụng: Địa chỉ này phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp (ví dụ: hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất).
- Quy định về khu vực: Không được đặt trụ sở chính tại chung cư có chức năng để ở (chỉ được đặt tại khu chung cư có chức năng thương mại-dịch vụ hoặc nhà riêng lẻ) hay khu tập thể.
4. Điều kiện về Vốn điều lệ và Ngành nghề kinh doanh
- Vốn điều lệ:
- Là tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty.
- Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu chung (trừ các ngành nghề đòi hỏi vốn pháp định), nhưng cần đăng ký mức vốn phù hợp với quy mô hoạt động.
- Ngành, nghề kinh doanh:
- Được quyền kinh doanh tất cả những ngành nghề mà pháp luật không cấm.
- Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như dịch vụ bảo vệ, giáo dục, bất động sản, y tế…), công ty phải đáp ứng các giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề theo luật định chuyên ngành.
5. Hồ sơ và Thủ tục pháp lý cần chuẩn bị
Sau khi đáp ứng các điều kiện trên, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
- Bản sao các giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông.
Các Giấy Tờ và Thủ Tục Cần Thiết Để Mở Công Ty Tại Việt Nam
Việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ và chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn muốn thành lập doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, v.v.). Dưới đây là danh sách chi tiết các giấy tờ bạn cần chuẩn bị.
I. Giai Đoạn 1: Chuẩn Bị Thông Tin Cơ Bản (Không cần giấy tờ, nhưng cần quyết định trước)
Trước khi soạn thảo giấy tờ, bạn cần thống nhất các nội dung sau:
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty Cổ phần, hoặc Doanh nghiệp tư nhân.
- Tên công ty: Tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu có), và tên viết tắt. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
- Địa chỉ trụ sở chính: Phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty (có số nhà, ngõ/hẻm, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Lưu ý: Chung cư có chức năng thương mại mới được dùng làm trụ sở, chung cư để ở không được phép.
- Vốn điều lệ: Tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty.
- Ngành nghề kinh doanh: Phải tra cứu mã ngành nghề cấp 4 theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
- Người đại diện theo pháp luật: Chức danh (Giám đốc/Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên…) và thông tin cá nhân của người đại diện.
II. Giai Đoạn 2: Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp (Nộp tại Phòng ĐKKD)
Tùy theo loại hình công ty bạn chọn (ví dụ phổ biến nhất là Công ty TNHH hai thành viên trở lên), bộ hồ sơ chuẩn thường bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu quy định tại Phụ lục I-3 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Điều lệ công ty (Có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và các thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập).
- Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty Cổ phần).
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ cá nhân của các thành viên/cổ đông/người đại diện theo pháp luật:
- Thẻ căn cước công dân / Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân là người Việt Nam).
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy tờ tương đương (đối với tổ chức) kèm theo văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
III. Giai Đoạn 3: Các Thủ Tục Sau Khi Nhận Giấy Đăng Ký Doanh Nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thường trong vòng 3 ngày làm việc), bạn cần hoàn tất các thủ tục bắt buộc sau để công ty chính thức đi vào hoạt động:
- Khắc con dấu pháp nhân:
- Doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu (hiện tại không phải thông báo mẫu dấu lên cơ quan công an như trước đây).
- Treo biển hiệu công ty:
- Biển hiệu tại trụ sở chính phải chứa tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ.
- Khai thuế ban đầu và Mở tài khoản ngân hàng:
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và thông báo số tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Mua chữ ký số điện tử (Token) để thực hiện kê khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử.
- Phát hành hóa đơn điện tử thông qua nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép.
- Góp vốn đủ trong thời hạn:
- Các thành viên/cổ đông có trách nhiệm góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Liên hệ Elaw
0944981618
