Sổ kế toán cho Hộ Kinh Doanh

Kể từ ngày 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (tính thuế TNCN dựa trên chênh lệch doanh thu – chi phí), việc sử dụng bộ sổ kế toán gồm Sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD và S2e-HKD là bắt buộc còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế. Thấu hiểu điều đó, MISA đã tổng hợp bài viết này để hướng dẫn anh/chị chi tiết mục đích và cách ghi từng loại sổ một cách chính xác, dễ hiểu nhất.

Tải mẫu Sổ kế toán cho Hộ Kinh Doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

Mẫu S1a-HKD

Mẫu S2a-HKD

Mẫu-s2b-HKD

Mẫu-s2c-HKD

Mẫu-s2d-HKD

Mẫu-s2e-HKD

Mẫu-s3a-HKD

Quy định thời gian khai thuế cho Hộ Kinh Doanh

Trường Hợp 1

Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh tự xác định có mức doanh thu năm từ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ từ 500 triệu đồng trở xuống (tức là thuộc ngưỡng không chịu thuế) thì hộ, cá nhân kinh doanh thông báo doanh thu thực hiện phát sinh trong năm với cơ quan thuế chậm nhất là ngày 31/1 năm dương lịch tiếp theo.

 Trường Hợp 2

Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 500 triệu đồng thì khai và nộp thuế giá trị gia tăng, cụ thể:

• Trường hợp có doanh thu năm từ 50 tỷ đồng trở xuống thì thực hiện khai thuế, nộp thuế giá trị gia tăng theo quý.
• Trường hợp có doanh thu năm trên 50 tỷ đồng, thực hiện khai thuế, nộp thuế giá trị gia tăng theo tháng.
• Khai thuế, nộp thuế thu nhập cá nhân: Hộ kinh doanh, cá nhân sẽ lựa chọn nộp thuế một trong hai phương pháp ở trên.

Nếu như phương pháp thuế suất nhân với doanh thu tính thuế thì thực hiện khai, nộp thuế cá nhân theo quý sẽ cùng kê khai với hạn nộp giá trị gia tăng. Đây là một điểm rất thuận lợi cho người nộp thuế, nộp cùng một thời điểm của các tờ khai thuế trên cùng một mẫu.

Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân với thuế suất trình bày ở trên sẽ thực hiện tạm nộp thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý trên cùng hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.

Trường Hợp 3

Về trường hợp hộ, cá nhân mới ra kinh doanh, nếu bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh từ 6 tháng đầu năm và có doanh thu thực tế từ 500 triệu đồng trở xuống thì thực hiện thông báo doanh thu phát sinh từ khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh đến hết ngày 30/6 vào hạn là 31/7 và thông báo doanh thu thực tế trong 6 tháng cuối năm chậm nhất là ngày 31/1 của năm dương lịch tiếp theo.

Trường hợp hộ, cá nhân bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh vào 6 tháng cuối năm, có doanh thu thực tế từ 500 triệu đồng trở xuống thì thực hiện thông báo chậm nhất là ngày 31/1 của năm dương lịch tiếp theo.

Hộ, cá nhân kinh doanh mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh khi có doanh thu lũy kế trên 500 triệu đồng (thuộc ngưỡng chịu thuế), thì thực hiện khai thuế theo quý theo quy định tại Điều 10 Nghị định kể từ quý phát sinh có doanh thu trên 500 triệu đồng.

Về khai thuế đối với bất động sản, trường hợp cá nhân trực tiếp khai thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản thì được lựa chọn khai thuế hai lần trong năm hoặc một lần.

Trường hợp khai thuế hai lần trong năm tính thuế thì hạn như vừa trình bày ở trên, là 31/7 của năm tính thuế hoặc chậm nhất là 31/1 của năm tiếp theo. Trường hợp khai một lần thì chỉ khai một lần vào 31/1 của năm dương lịch tiếp theo.

Cá nhân có hoạt động cho thuê bất động sản thực hiện khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và gửi hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.

Cá nhân cho cá nhân thuê thì phải trực tiếp khai thuế. Trường hợp tổ chức thuê bất động sản mà có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thay thì tổ chức thực hiện khai thuế theo quý và nộp thay cho cá nhân, thời hạn được xác định theo kỳ thanh toán trên bất động sản.

Thời hạn kê khai thuế hộ kinh doanh năm 2026 – Hạn chót kê khai thuế đối với hộ kinh doanh 2026

Ngày 29/01/2026, Cục Thuế ban hành Thông báo 85/TB-CT năm 2026 về việc tuyên truyền, phổ biến về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Theo mục 5 Thông báo 85/TB-CT năm 2026 quy định thời hạn khai thuế hộ kinh doanh như sau:

Trường hợp 1:

Doanh thu <= 500 triệu ( nhỏ hơn hoặc bằng 500 triệu)

• Kê khai 1 lần / năm (ngày khai chậm nhất là 31/01 năm dương lịch tiếp theo)
• Riêng năm HĐ 2026: 02 lần/năm (31/7/2026 và 31/1/2027)
• – Trường hợp phát sinh DT thực tế > 500 triệu: khai, nộp thuế kể từ quý phát sinh DT > 500 triệu

Trường hợp 2:

Doanh thu : 500 triệu > Doanh thu <= 03 tỷ ( Doanh thu lớn hơn 500 triệu và nhỏ hơn hoặc băng 3 tỷ)

• Kê khai theo quý
  • Kê khai GTGT
  • Kê khai TNCN
• Trường hợp nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế: khai tạm nộp thuế TNCN theo quý trên cùng hồ sơ khai thuế GTGT và khai quyết toán thuế TNCN theo năm (chậm nhất là ngày 31/3 năm dương lịch tiếp theo)

Trường hợp 3:

03 tỷ < Doanh thu <= 50 tỷ

• Khai, nộp thuế GTGT theo quý, khai tạm nộp thuế TNCN theo quý trên cùng hồ sơ khai thuế GTGT và khai quyết toán thuế TNCN theo năm (chậm nhất là ngày 31/3 năm dương lịch tiếp theo)

Trường hợp 4:

Doanh thu > 50 tỷ

• Khai, nộp thuế GTGT theo tháng, khai tạm nộp thuế TNCN theo tháng trên cùng hỗ sơ khai thuế GTGT và khai quyết toán thuế TNCN theo năm (chậm nhất là ngày 31/3 năm dương lịch tiếp theo)

QUY ĐINH SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1.Nhóm hộ kinh doanh sử dụng bộ sổ S2b, S2c, S2d, S2e-HKD

Đây là điều cần xác định đúng để tránh áp dụng sai quy định.

Sổ kế toán cho Hộ Kinh Doanh

Bộ 4 Sổ kế toán cho Hộ Kinh Doanh này được áp dụng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lựa chọn nộp thuế theo phương pháp kê khai, cụ thể là:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh Nhóm 2 nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế và hộ, cá nhân kinh doanh Nhóm 3 thì bắt buộc sử dụng bộ sổ S2b, S2c, S2d, S2e-HKD.

Lưu ý: Nếu HKD đóng thuế GTGT, TNCN theo doanh thu thì không cần dùng các mẫu b

2. Mẫu Số S2b – HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ

Đây là sổ tổng hợp đầu vào, ghi nhận toàn bộ doanh thu phát sinh của hộ kinh doanh.

2.1. Mục đích sử dụng

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều nhóm ngành nghề khác nhau thì sổ này có thể mở cho từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế GTGT thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT phải nộp với cơ quan thuế.

2.2. Tải Mẫu Số S2b – HKD theo Thông tư 152

Để thuận tiện cho việc ghi chép và lưu trữ, chủ hộ kinh doanh nên sử dụng các file mẫu chuẩn theo quy định. Dưới đây là Mẫu Số S2b – HKD đúng quy định theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

 2.3. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2b – HKD

Phương pháp ghi số:

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.
• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ có thể theo từng ngành nghề để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Trên cơ sở doanh thu được xác định, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền thuế GTGT phải nộp theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Dòng cuối cùng ghi tổng số thuế GTGT phải nộp.

3. Mẫu Số S2c – HKD: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí

Đây là cuốn sổ cốt lõi nhất của phương pháp kê khai, giúp xác định lợi nhuận để tính thuế TNCN.

3.1. Mục đích sử dụng

Sổ S2c-HKD dùng để tập hợp và theo dõi chi tiết cả doanh thu và chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Số liệu chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí trên sổ này là cơ sở để xác định thu nhập tính thuế TNCN.

3.2. Mẫu Số S2c – HKD theo Thông tư 152

Dưới đây là Mẫu Số S2c – HKD đúng quy định theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Giúp chủ hộ kinh doanh thuận tiện cho việc ghi chép và lưu trữ.

3.3. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2c – HKD

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.
• Cột 1: Ghi số tiền phù hợp với từng nội dung nêu tại cột C.
• Dòng 1: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ hoặc có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh tùy theo nhu cầu của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Dòng 2: Ghi tổng chi phí hợp lý trên cơ sở các chi phí thực tế phát sinh tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh tùy theo nhu cầu của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý để làm căn cứ tính thuế TNCN phải nộp.

Việc xác định doanh thu, chi phí hợp lý để xác định nghĩa vụ thuế TNCN được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Lưu ý quan trọng: Chỉ các khoản chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định mới được ghi vào sổ này để được trừ khi tính thuế.

Sổ chỉ tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

Sổ này giúp anh/chị HKD quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

4.1. Mục đích sử dụng

Sổ S2d-HKD dùng để theo dõi chi tiết tình hình Nhập – Xuất – Tồn của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Thông qua sổ này, anh/chị có thể nắm bắt được lượng hàng tồn kho, giá trị hàng tồn, làm cơ sở để lên kế hoạch nhập hàng và quản lý vốn hiệu quả.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mở sổ này để xác định nghĩa vụ thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế TNCN thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng số này để đối chiếu số thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế.

4.2. Tải Mẫu Số S2d – HKD theo Thông tư 152

Dưới đây là Mẫu Số S2d – HKD- sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đúng quy định theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

4.3. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2d – HKD

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.
• Cột D: Đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột 1: Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Trong đó, đơn giá nhập kho của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa căn cứ vào chứng từ mua vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Đơn giá xuất kho được tính riêng cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo công thức sau:

Đơn giá xuất kho = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ)/ (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

• Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.
• Cột 3: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).
• Cột 4: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
• Cột 5: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 5 = Cột 1 x Cột 4).
• Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho.
• Cột 7: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tổn kho (Cột 7 = Cột 1 x Cột 6).

Mẫu Số S2e – HKD: Sổ Chi Tiết Tiền

Đây là sổ quản lý dòng tiền ra vào của hộ kinh doanh.

5.2. Mục đích sử dụng

Sổ S2e-HKD dùng để theo dõi tình hình thu, chi, và tồn quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Việc ghi chép sổ này giúp anh/chị kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tránh thất thoát và nắm rõ tình hình tài chính.

5.3. Mẫu Số S2e – HKD theo Thông tư 152

(Mẫu sổ S2e-HKD theo thông lệ kế toán sẽ có các cột: Ngày tháng ghi sổ, Chứng từ (thu/chi), Diễn giải, Số tiền thu, Số tiền chi, Tồn.)

5.4. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2e – HKD

Nguyên tắc ghi sổ:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải mở sổ chi tiết tiền để theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn (tiền gửi để thanh toán) trong tài khoản của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại các ngân hàng và tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo quy định của pháp luật.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể mở sổ này chi tiết theo từng loại tiền (tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn).

Đối với tiền gửi không kỳ hạn, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể theo dõi riêng số tiền gửi tại từng ngân hàng hoặc từng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Phương pháp ghi sổ:

• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.
• Cột 1, 2: Ghi số tiền thu, chi tiền mặt hoặc số tiền gửi không kỳ hạn gửi
  vào, rút ra.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền mặt thu, chi, tồn quỹ và số tiền gửi không kỳ hạn gửi vào, rút ra, dư cuối kỳ.