Cách hoạch toán và phân bổ công cụ, dụng cụ

1. Tìm hiểu chung về công cụ dụng cụ

1.1 Công cụ dụng cụ là gì?

Theo quy định tại điều 26, thông tư 200/2014/TT-BTC, công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để được ghi nhận là tài sản cố định.

• Phân biệt công cụ dụng cụ và tài sản cố định

*Những điểm giống nhau:

• Đều là những tư liệu lao động tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, đều bị hao mòn dần về mặt giá trị theo thời gian trong quá trình sử dụng.
• Vì đều tham gia vào quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng TSCĐ hay CCDC đó.
• Nguyên giá của TSCĐ và CCDC phải được xác định một cách rõ ràng thông qua hồ sơ TSCĐ và CCDC được mua về với nguồn gốc xuất xứ cụ thể.

 *Những điểm khác nhau:

• Như vậy, các tài sản có thời gian sử dụng dưới 1 năm hoặc nguyên giá dưới 30 triệu đồng sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ.

Ví dụ 1: Ngày 01/06/2021, Công ty A mua 1 bộ máy vi tính văn phòng giá trị là 16.500.000đ (đã bao gồm thuế VAT 10%).

• Giá trị chưa thuế của bộ máy vi tính là =  16.500.000(1+10%) = 15.000.000đ (<30.000.000đ)

Vậy, bộ máy vi tính này được ghi nhận là công cụ

Ví dụ 2: Ngày 03/06/2021, công ty A mua một thiết bị chuyên dụng X dùng cho dự ánY giá trị là 55.000.000 đ (đã bao gồm thuế VAT 10%). Thiết bị có thời gian sử dụng 6 tháng. 

• Giá trị chưa thuế của thiết bị chuyên dụng X  là =  55.000.000(1+10%) = 50.000.000đ (>30.000.000đ)

Tuy nhiên, thời gian sử dụng của thiết bị chuyên dụng X chỉ đạt 6 tháng nên thiết bị chuyên dụng X được kế toán công ty A hạch toán là công cụ dụng cụ.

1.2 Công cụ dụng cụ gồm những gì?

Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là công cụ, dụng cụ:

• Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp.
• Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì.
• Công cụ, dụng cụ bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
• Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ.
• Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng.
• Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,…”

2. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, thời gian phân bổ công cụ dụng cụ được quy định như sau: ” Đối với tài sản là công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, … không đáp ứng được đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, nhưng thời gian không quá 3 năm”.

Như vậy, thời gian phân bổ công cụ dụng cụ là tối đa không quá 3 năm, nếu sau thời hạn này doanh nghiệp vẫn tiến hành phân bổ chi phí thì phần chi phí đó sẽ không được tính là chi phí được trừ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp tự tiến hành xác định thời gian phân bổ công cụ dụng cụ sao cho phù hợp nhất.

3. Nhiệm vụ của kế toán công cụ dụng cụ

• Theo dõi, ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho công cụ, dụng cụ về số lượng, và giá trị. Thực hiện việc đánh giá, phân loại công cụ, dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp;
• Tính toán và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ cho từng bộ phận có liên quan. Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn khoáp dụng trong doanh nghiệp. Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, và lập báo cáo tài chính;
• Quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng, thực hiện kế hoạch mua thanh toán và sử dụng công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kiểm kê công cụ dụng cụ thường xuyên hoặc theo định kỳ để rà soát việc thừa thiếu, từ đó có biện pháp xử lý, tránh thất thoát công cụ dụng cụ.
• Nguyên tắc kế toán công cụ dụng cụ : Điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về một số nguyên tắc kế toán công cụ dụng cụ như sau:
• “Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy công cụ, dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu…”.
• Kế toán nhập, xuất, tồn kho công cụ, dụng cụ trên tài khoản 153 được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc.
• Việc tính giá trị công cụ, dụng cụ tồn kho cũng được thực hiện theo một trong ba phương pháp sau:

• • Nhập trước – Xuất trước
  • Thực tế đích danh
  • Bình quân gia quyền

• Kế toán chi tiết công cụ, dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ công cụ, dụng cụ. Công cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê phải được theo dõi về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết theo nơi sử dụng, theo đối tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất. Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, quý hiếm phải có thể thức bảo quản đặc biệt.
• Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào tài khoản 242 “Chi phí trả trước”và phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Công cụ, dụng cụ liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại Điều 69 – hướng dẫn phương pháp kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái.

4. Tài khoản sử dụng khi ghi nhận công cụ dụng cụ
5. Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ: dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp.